Para ter sucesso, um evento não depende apenas do que acontece no seu dia, muito pelo contrário, as ações tomadas com antecedência em um bom planejamento são o que, de fato, atribuirão a ele a qualidade desejada. Por isso, não se pode realizar um evento sem planejá-lo devidamente. A seguir, apresentaremos algumas dicas sobre como planejar um evento de sucesso.
O planejamento do seu evento deve contemplar coisas que realmente sejam necessárias para ele, isto é, é preciso saber desde cedo o formato que ele terá para poder estabelecer o planejamento certo. Muitos eventos podem não ter o sucesso esperado quando se trabalha uma organização que não está de acordo com as reais exigências da cerimônia. Por isso, tenha esclarecido o formato de evento a fazer (eles podem ser mas longos, como congressos, feiras, workshops; ou mais breves, como reuniões ou comemorações de lançamentos). Na decisão sobre o formato do evento, é importante considerar o perfil da sua empresa e saber bem o que pretende passar aos convidados.
OS CONVITES E OS CONVIDADOS
Os convidados e a forma de convidá-los são muito importantes para o seu evento. Enquanto estiver planejando-o, preocupe-se com o público a atingir e lembre-se de que os participantes podem ser futuros clientes ou parceiros da sua marca. Por isso, é fundamental convidar as pessoas certas. Se o evento for para um público grande, conte com as redes sociais para ajudá-lo na divulgação. Todavia, se o formato do seu evento for menor, para pessoas específicas, não seja abrangente na divulgação, pelo contrário, use meios privados, como e-mail ou convite impresso para anunciar o encontro.
O LOCAL DO EVENTO
Um bom ambiente para o seu evento será um que dê destaque ao elemento principal. Se seu evento for, por exemplo, o lançamento de um produto, o lugar deve favorecer esse ponto (observe, por exemplo, o tamanho do local e se há um espaço satisfatório para a mostra dos produtos). Se for uma conferência, opte por um lugar que dê visibilidade ao palestrante. Também é importante que o ambiente permita proximidade entre os convidados, em que seja possível distribuir mesas e lounges.
Uma opção de escolha do lugar para o seu evento é o prédio da sua própria empresa ou, se possível, um salão próximo a ela. Isso porque os seus convidados que já conhecem seu endereço terão mais facilidade para chegar e se sentirão mais à vontade. Quanto aos convidados que não conhecem ainda o seu estabelecimento, eles passarão a conhecê-lo.
Outros pontos que farão com que o seu evento seja um sucesso é contratar uma boa comissão organizadora para desenvolver bem áreas como buffet, segurança, imagem e som, assessoria de imprensa, decoração e iluminação. Capriche também numa boa recepção e faça questão de cumprimentar pessoalmente cada um dos seus convidados. Não esqueça também de definir previamente o conteúdo programático.
Por fim, realizar atrações descontraídas como sorteios e distribuir brindes da sua marca ajudam a perpetuar a lembrança do seu evento. Se você for amador nessa área ou desejar um serviço especializado, deve, sem dúvida, contratar uma equipe de cerimonial para que ela o oriente em cada etapa do seu planejamento.
O que achou das nossas dicas? Com esse passo a passo certamente você estará mais preparado para planejar um evento de sucesso e obter retornos efetivos para o seu negócio. Coloque os novos conhecimentos em prática!